Lokalkammer München
UPC_CFI_640/2024

Entscheidung
des Gerichts erster Instanz des Einheitlichen Patentgerichts betreffend die Kostenfestsetzung für die erste Instanz
erlassen am 10. Februar 2025
Antragstellerinnen im Kostenfestsetzungsverfahren
1. SSAB Swedish Steel GmbH, Hamborner Strasse 55, 40472 Düsseldorf
2. SSAB Europe Oy, Harvialantie 420, 13300 Hämeenlinna, Finnland
- nachfolgend als „Antragstellerinnen“ bezeichnet -
vertreten durch: Christian Meyer (Maiwald GmbH)
Antragsgegnerin im Kostenfestsetzungsverfahren
Tiroler Rohre GmbH, Innsbruckerstrasse 51, 6060 Hall, Österreich
- nachfolgend als „Antragsgegnerin“ bezeichnet -
vertreten durch: Florian Robl (Torggler & Hofmann Patentanwälte GmbH & Co KG)

Sachverhalt
Gegenstand der hiesigen Entscheidung ist ein Antrag auf Festsetzung der Kosten für die erste Instanz.
Dem Kostenfestsetzungsantrag vorausgegangen war ein Antrag auf Anordnung einst-weiliger Maßnahmen. Da dieser nach der mündlichen Verhandlung zurückgenommen wurde, hat die Lokalkammer am 24. Oktober 2024 angeordnet, dass die Antragstellerin im Verfahren auf Anordnung einstweiliger Maßnahmen (= Antragsgegnerin im hiesigen Kostenfestsetzungsverfahren) die Kosten des Verfahrens einschließlich der Kosten der Hinterlegung der Schutzschrift zu tragen hat.
In der mündlichen Verhandlung über den Antrag auf Anordnung einstweiliger Maßnah-men am 6. Mai 2024 wurden die Antragstellerinnen wie bereits im schriftlichen Verfah-ren von einem Rechtsanwalt, einer Patentanwältin und einem Patentanwalt vertreten.
Die Antragstellerinnen begehren die Erstattung folgender Kosten:
Schutzschrift:
Rechtsanwalt Dr Meyer: 6,6 Arbeitsstunden à 375,00 € = 2.475,00 €
Patentanwältin Dr. Weigel-Krusemarck: 4,0 Arbeitsstunden à 350,00 € = 1.400,00 €
3.875,00 €
Verfügungsverfahren:
Rechtsanwalt Dr. Meyer: 103,1 Arbeitsstunden à 375,00 € = 38.662,50 €
Patentanwältin Dr. Weigel-Krusemarck: 80,9 Arbeitsstunden à 350,00 € = 28.315,00 €
0,5 Arbeitsstunden à 375,00 € = 187,50 €
Patentanwalt Ortlieb: 48,2 Arbeitsstunden à 400,00 € = 19.280,00
86.445,00 €
Reisekosten: 330,35 €
Übersetzungskosten: 635,41 €
Sonstige Kosten. 283,00
1.248,76 €
91.568,76 €

Die Antragstellerinnen haben b e a n t r a g t,
die nachfolgend aufgeführten und im Verfahren sowie zur Hinterlegung der Schutzschriften entstandenen Kosten festzusetzen:

Die Antragsgegnerin hat b e a n t r a g t,
den Kostenfestsetzungsantrag als unzulässig zurückzuweisen und die Kosten der Antragsgegnerin in Höhe von € 1.500,00 für diesen Schriftsatz den Antrag-stellerinnen aufzuerlegen.
Hilfsweise hat sie beantragt, die von der Antragsgegnerin zu tragenden Kosten auf pauschal € 30.000,00 zu begrenzen.
Die Antragsgegnerin ist der Ansicht, die beantragte Kostenerstattung sei vollkommen überzogen. Im Einzelnen wendet sie ein,
- im Falle der Rücknahme des Antrags auf Erlass einstweiliger Maßnahmen komme das Verfahren zur Kostenfestsetzung nicht in Frage; die begehrte Kos-tenentscheidung sei bereits ergangen;
- die Zahl der Vertreter der Antragstellerinnen sei angesichts der geringen juristi-schen und technischen Komplexität des Falles zu hoch, zwei Vertreter seien ausreichend gewesen;
- die für die Erstellung der Schutzschrift angesetzten Arbeitsstunden (etwas mehr als 10 Stunden für 20 Seiten) und die für den Einspruch angesetzten Arbeits-stunden (68,8 Stunden für 34 Seiten) stünden in keinem angemessenen Ver-hältnis, zumal ein Großteil der Argumente bereits in der Schutzschrift aufgeführt sei;
- es sei überzogen, für die „Abstimmung mit den Mandantinnen“ insgesamt über 6 Stunden zu verrechnen;
- es sei überzogen, für die Prüfung von Produktmustern und Tests und eine kurze Eingabe zur Zuständigkeit jeweils mehrere Stunden zu verbuchen;
- es sei unverhältnismäßig, für die Beantragung des technischen Richters (ein Antrag, der aus einem Satz bestehe) insgesamt 3,6 Stunden anzusetzen;
- es sei überzogen, für wenige E-Mails zur Abstimmung des Verhandlungstermins 1,7 Stunden zu verbuchen;
- es sei überzogen, für „Sonstige Kommunikation mit Lokalkammer und Mandan-tin“ 7,6 zu verbuchen, zumal dieser Posten weiter unten in der Liste noch einmal vorkomme;
Wegen der weiteren Einzelheiten des Sach- und Streitstands wird auf die zwischen den Parteien gewechselten Schriftsätze nebst Anlagen, insbesondere auf die detail-lierte Kostenaufstellung als Anhang zum Kostenfestsetzungsantrag der Antragstelle-rinnen Bezug genommen.

Gründe
Die Lokalkammer hat am 24. Oktober 2024 angeordnet, dass die Antragsgegnerin die Kosten des Verfahrens einschließlich der Kosten der Hinterlegung der Schutzschrift zu tragen hat. Mit Schriftsatz vom 4. November 2024 und damit fristgerecht haben die Antragstellerinnen einen Kostenfestsetzungsantrag gestellt. Der Kostenfestsetzungs-antrag ist zulässig. Die begehrte Kostenfestsetzung ist auch – entgegen der Ansicht der Antragsgegnerin – weder entbehrlich noch bereits ergangen.
1. Kostenrahmen
Nach Art. 69 Abs. 1 EPGÜ sind der obsiegenden Partei grundsätzlich ihre Kosten, soweit sie zumutbar und angemessen sind, bis zur nach der Verfahrensordnung festgelegten Obergrenze zu erstatten. Die Obergrenze beträgt vorliegend ange-sichts des auf 1.200.000,00 € festgesetzten Streitwerts 200.000,00 €; die An-tragsgegnerin hatte ursprünglich einen Streitwert von 6.000.000,00 € als ange-messen angesehen. Der Antrag der Antragstellerinnen überschreitet diese Grenze nicht.
2. Darlegung der Kosten
Die obsiegende Partei (= Antragsteller im Kostenfestsetzungsverfahren) ist be-rechtigt, die angemessenen und verhältnismäßigen Kosten der Vertretung zu-rückzufordern (Regel 152.1 EPGVerfO). Nach Regel 151 (d) EPGVerfO sind des-halb im Kostenfestsetzungsverfahren die Kosten, insbesondere die Kosten der Vertretung, anzugeben, deren Erstattung beantragt wird.
Dem entspricht der hier vorliegende Antrag, mit dem die Erstattung von Kosten für die erste Instanz in Höhe von 91.568,76 € geltend gemacht wird.
3. Konkrete Kostenaufschlüsselung
Zwar bedarf es nach der Verfahrensordnung einer spezifizierten Aufschlüsselung der geltend gemachten Kosten dahin, welche Kosten zu welchem Zeitpunkt für welche konkrete Tätigkeit angefallen sind, grundsätzlich nicht. Gleichwohl haben

die Antragstellerinnen eine solche Aufschlüsselung der aus ihrer Sicht zu erstat-tenden Kosten mit entsprechenden Tätigkeits- und Zeitangaben vorgelegt.
Damit konnte der Kostenansatz sowohl vom Gericht als auch von der Gegenseite konkret nachvollzogen werden. Die mit Schriftsatz vom 4. November 2024 er-folgte Darlegung der zu erstattenden Kosten ist im Hinblick auf ihre Substantiie-rung und ihren Detailierungsgrad nicht zu beanstanden.
4. Keine Notwendigkeit des Kostennachweises
Nach Regel 156.1 EPGVerfO kann der Berichterstatter dazu auffordern, schriftli-che Nachweise für alle gemäß Regel geltend gemachten Kosten vorzulegen. Die Aufforderung zur Vorlage schriftlicher Nachweise liegt im Ermessen des Bericht-erstatters („kann“). Eine Entscheidung im Kostenfestsetzungsverfahren ist dem-nach grundsätzlich auch ohne die Vorlage schriftlicher Nachweise möglich.
Der Berichterstatter wird zur Vorlage schriftlicher Nachweise insbesondere dann auffordern, wenn die Angabe der Kosten nicht plausibel und nachvollziehbar er-scheint. Eine generelle Verpflichtung, die Kosten für Rechts- und Patentanwälte sowie für Übersetzungsleistungen im Einzelnen aufzuschlüsseln und zu belegen, besteht nicht.
5. Konkrete Beanstandungen der Antragsgegnerin
Da die einzelnen Kostenpositionen vorliegend spezifiziert dargelegt wurden, be-darf es keiner abstrakten Plausibilitätskontrolle im Hinblick auf personellen und zeitlichen Aufwand; vielmehr sind hier die von der Antragsgegnerin konkret be-anstandeten Kostenpositionen auf ihre Angemessenheit hin zu überprüfen. Da-bei ergibt sich Folgendes:
a. Soweit die Antragsgegnerin die Zahl der Vertreter als zu hoch beanstandet, zur Begründung auf die geringe juristische und technische Komplexität des Falles verweist und meint, zwei Vertreter seien ausreichend gewesen, gilt Folgendes:
Auszugehen ist zunächst nach Art. 48 Abs. 3 EPGÜ davon, dass sich eine Partei sowohl von Rechts- als auch zusätzlich von Patentanwälten vertreten lassen kann. Weder das EPGÜ noch die Verfahrensordnung sehen mit Blick auf die Zahl der anwaltlichen Vertreter eine zahlenmäßige Beschränkung vor; da nach Art. 69 Abs. 1 EPGÜ Kosten nur erstattet werden, soweit sie insgesamt zumutbar und angemessen sind und eine nach der Verfahrensordnung festgelegte Obergrenze nicht überschreiten, ist eine Beschränkung im Hinblick auf die Zahl der mit der Vertretung beauftragten Rechts- und Patentanwälte auch nicht notwendig.
Der Berichterstatter orientiert sich im Hinblick auf die angemessene Zahl von Ver-tretern der zwei Antragstellerinnen im vorliegenden Verfahren einerseits an der Vertretung der Antragsgegnerin und andererseits – zumindest als Referenzpunkt – an der Zahl der Richter, die nach der Verfahrensordnung des EPG für erforder-lich gehalten wird, um den Streitstoff rechtlich und technisch angemessen zu be-wältigen. Die Komplexität des Falles bewertet das Gericht als durchschnittlich; es waren unter anderem mehrere Entgegenhaltungen aus dem Stand der Technik zu prüfen.
Die Antragsgegnerin selbst hat sich im hiesigen Verfahren von zwei European Patent Litigators vertreten lassen. Angesichts des von der Antragsgegnerin selbst betriebenen personellen Aufwandes überzeugt die Ansicht, die Zahl der Vertreter der Antragstellerinnen sei aufgrund der geringen juristischen und technischen Komplexität des Falles zu hoch, nicht; dabei darf insbesondere nicht unberück-sichtigt bleiben, dass insgesamt zwei Antragstellerinnen zu vertreten waren.
Ausgehend von der für das EPG vorgesehenen Gerichtsbesetzung und der übli-chen Anwaltspraxis ist es nicht zu beanstanden, dass zur Vertretung der zwei Antragstellerinnen ein Team aus einem Rechts- und zwei Patentanwälten tätig war; unter Berücksichtigung der Tatsache, dass sich der Antrag auf Anordnung einstweiliger Maßnahmen gegen insgesamt zwei Unternehmen richtete, für die auch eine separate anwaltliche Vertretung zulässig gewesen wäre, ist die ge-meinsame Vertretung aller Antragstellerinnen durch ein Team von einem Rechts- und zwei Patentanwälten nicht zu beanstanden.
b. Soweit die Antragsgegnerin meint, die für die Erstellung der Schutzschrift ange-setzten Arbeitsstunden (etwas mehr als 10 Stunden für 20 Seiten) und die für den Einspruch angesetzten Arbeitsstunden (68,8 Stunden für 34 Seiten) stünden in keinem angemessenen Verhältnis, zumal ein Großteil der Argumente bereits in der Schutzschrift aufgeführt sei, gilt Folgendes:
Zunächst ist festzuhalten, dass in der mit insgesamt 68,8 Stunden angegebene Kostenposition nicht nur die Fertigung des Einspruchs, sondern auch der Entwurf eidesstattlicher Versicherungen zum Beleg des Sachvortrags im Einspruch ent-halten ist. Hinzu kommt, dass der Einspruch deutlich umfangreicher geraten ist als die Schutzschrift. Dies dürfte vor allem damit zu erklären sein, dass die Aus-arbeitung eines Einspruchs aufgrund des in diesem Verfahrensstadium bereits vorliegenden Verfügungsantrages sehr viel fundierter erfolgen kann und muss als die Fertigung einer Schutzschrift, die sich regelmäßig nicht auf konkretes gegne-risches Vorbringen beziehen kann; aus der Prüfung, Verarbeitung und Behand-lung der gegnerischen Argumente folgt naturgemäß ein deutlich höherer Zeitbe-darf.
Der zeitliche Gesamtaufwand für die Fertigung des Einspruchs summiert sich auf insgesamt etwas mehr als 8 Arbeitstage à 8 Stunden; angesichts der darin ent-haltenen Tätigkeiten (Studium und Verarbeitung Verfügungsantrag, Patentschrift und Stand der Technik; Entwurf eidesstattliche Versicherungen und Einspruch, insbesondere Prüfung und Begründung zum Rechtsbestand) ist dieser Zeitauf-wand gerechtfertigt. Dabei ist auch der Zeitrahmen zu berücksichtigen, der der Gegenseite zur Fertigung des Einspruchs seitens des Gerichts als notwendig und angemessen zugestanden wurde.
c. Soweit die Antragsgegnerin meint, es sei überzogen, für die Kostenposition „Ab-stimmung mit den Mandantinnen“ (Kostenfestsetzungsantrag Seite 5/8 oben) ins-gesamt über 6 Stunden in Ansatz zu bringen, gilt Folgendes:
Bereits im Zusammenhang mit der Prüfung des Verfügungsantrages wurde mit den Mandantinnen kommuniziert (Kostenfestsetzungsantrag Seite 4/8, letzte Po-sition). Im Anschluss daran findet sich die von der Antragsgegnerin beanstandete Position. Es kann in diesem Verfahrensstadium nur darum gegangen sein, das weitere Vorgehen zu erläutern und – wie die folgende Kostenposition zeigt – die Mandantinnen in diesem Zusammenhang um Unterstützung beim Auffinden re-levanten Stands der Technik zu bitten. Dafür ist ein Zeitbedarf von über sechs Stunden nicht erforderlich. Jeweils eine Stunde für Rechts- und Patentanwalt soll-ten insoweit ausreichend gewesen sein. Folglich sind Bei Rechtsanwalt Dr. Meyer 2,6 Stunden und bei Frau Patentanwältin Dr. Weigel-Krusemarck 1,6 Stunden abzuziehen.
d. Soweit die Antragsgegnerin meint, es sei überzogen, für die Prüfung von Pro-duktmustern und Tests und eine kurze Eingabe zur Zuständigkeit jeweils mehrere Stunden für die beteiligten Rechts- und Patentanwälte zu verbuchen, gilt Folgen-des:
Für die Prüfung von Produktmustern sowie der durchgeführten Tests wurde ein Zeitbedarf von insgesamt 4,9 Stunden geltend gemacht. Der insofern auf Seiten der beteiligten Patentanwälte angesetzte Zeitbedarf von jeweils 0,8 Stunden ist nicht zu beanstanden; hierfür fehlt auch konkreter Vortrag der Antragsgegnerin. Nicht erklärlich ist, weshalb bei dieser in erster Linie technischen Prüfung beim beteiligten Rechtsanwalt ein gegenüber den beteiligten Patentanwälten um den Faktor 4 höherer Zeitbedarf angesetzt wurde; auch hier erscheinen 0,8 Stunden als ausreichend. Folglich sind 2,5 Stunden abzuziehen.
Auch der Zeitbedarf für den Entwurf eines Antrags betreffend fehlender Angaben zu vorherigen Verfahren (3,2 Stunden) fällt zu hoch aus. Es handelt sich dabei um eine rechtlich wie tatsächlich einfache Tätigkeit, für die ein Zeitbedarf von einer Stunde ausreichend ist. Folglich sind 2,2 Stunden abzuziehen.
e. Soweit die Antragsgegnerin meint, es sei unverhältnismäßig, für die Beantragung des technischen Richters (ein Antrag, der aus einem Satz bestehe) insgesamt 3,6 Stunden anzusetzen, gilt Folgendes:
Bei der Beantragung der Zuziehung eines technischen Richters handelt es sich um eine Tätigkeit, die keinen Zeitbedarf von 3,6 Stunden rechtfertigt. Dies gilt auch im Hinblick darauf, dass diese Maßnahme mit den Mandantinnen zu be-sprechen ist; es handelt sich um eine prozessuale Routinemaßnahme, die dem Mandanten kurz erläutert, die aber sicher nicht ausführlich über mehrere Stunden mit dem Mandanten erörtert werden muss, zumal das Gericht ohnehin in aller Regel selbst die Zuweisung eines technisch qualifizierten Richters veranlasst.

Der Unterstützung eines Patentanwaltes bedarf es hierfür nicht; einem Rechts-anwalt sollte dies in einer halben Stunde möglich sein. Anzusetzen sind hier ins-gesamt lediglich 0,5 statt 3,6 Stunden. Abzuziehen sind folglich 2 (Rechtsanwalt) bzw. 1,1 Stunden (Patentanwalt).
f. Soweit die Antragsgegnerin meint, es sei überzogen, für wenige E-Mails zur Ab-stimmung des Verhandlungstermins 1,7 Stunden zu verbuchen, gilt Folgendes:
Die Abstimmung eines Verhandlungstermins mit dem Gericht einerseits und der Mandantschaft andererseits ist zwar – die entsprechende Korrespondenz einge-schlossen – auch nach der Erfahrung des Berichterstatters nicht in wenigen Mi-nuten zu bewerkstelligen; eine Stunde (statt 1,7 Stunden) sollte hierfür allerdings genügen.
g. Soweit die Antragsgegnerin meint, es sei überzogen, für „Sonstige Kommunika-tion mit Lokalkammer und Mandantin“ 7,6 (Kostenfestsetzungsantrag Seiten 5/8 unten und 6/8 oben) zu verbuchen, zumal dieser Posten weiter unten in der Liste noch einmal vorkomme, gilt Folgendes:
Nicht nachvollziehbar ist, weshalb und wofür zwischen der Abstimmung des Ver-handlungstermins und dem Eingang der Stellungnahme der Gegenseite insge-samt 7,6 Stunden „Kommunikation mit Lokalkammer und Mandantin“ angefallen sein sollen. Es handelt sich um einen Zeitraum, in dem die Reaktion der Gegen-seite (Stellungnahme zum Einspruch) abzuwarten war und insofern auf Seiten der Antragstellerinnen Aktivitäten nicht veranlasst waren. Diese Positionen sind ersatzlos zu streichen.
6. Abstrakte Beanstandungen
Im Hinblick darauf, dass die Antragsgegnerin in ihrer Stellungnahme zum Kos-tenfestsetzungsantrag die Kosten generell als überhöht bewertet und hilfsweise eine Herabsetzung auf ein Drittel vorschlägt, kann eine Kostenreduktion nicht er-folgen; es fehlt insofern an konkret überprüfbaren Beanstandungen einzelner Kostenpositionen. Listet die Antragstellerseite in ihrem Kostenfestsetzungsan-trag die einzelnen Tätigkeiten mit entsprechenden Zeitangaben konkret auf, ist es an der Antragsgegenseite, diese Positionen im Einzelnen begründet zu bean-standen, wie dies hier teilweise auch geschehen ist; pauschale Beanstandungen sind nicht prüffähig. Es kann auch daraus, dass einzelne Kostenpositionen ganz oder teilweise nicht begründet sind, nicht geschlossen werden, dass dies auch für andere Kostenpositionen gilt.
7. Eine Rechtsgrundlage dafür, die mit 1.500,00 € angegebenen Kosten der An-tragsgegnerin für die Stellungnahme zum Kostenfestsetzungsantrag der Antrag-stellerinnen den Antragstellerinnen aufzuerlegen, ergibt sich weder aus dem EPGÜ noch aus der EPGVerfO.
8. Erstattungsfähige Kosten
Aufgrund der berechtigten Beanstandungen der Antragsgegnerin ist der Zeitbe-darf von Rechtsanwalt Dr. Meyer um 15 Stunden, der Zeitbedarf von Patentan-wältin Dr. Weigel-Krusemarck um 4,2 Stunden (à 350,00 €) und der Zeitbedarf von Patentanwalt Ortlieb um 1,1 Stunden zu kürzen. Damit ergibt sich Folgendes:
Rechtsanwalt Dr. Meyer: 94,7 Stunden à 375,00 € (35.512,50 €)
Patentanwältin Dr. Weigel-Krusemarck: 80,7 Stunden à 350 € (28.245,00 €)
0,5 Stunden à 375,00 € (187,50 €)
Patentanwalt Ortlieb: 47,1 Stunden à 400,00 € (18.840,00 €)
Gesamt: 82.785,00 €
+ Reisekosten und sonstige Kosten: 84.033,76 €

Aus den vorgenannten Gründen ergeht durch den Berichterstatter folgende
Entscheidung
1. Die Antragstellerin hat den Antragsgegnerinnen für die erste Instanz bis zum 15.03.2025 Kosten in Höhe von insgesamt 84.033,76 € zu erstatten.
2. Im Übrigen werden die Anträge der Antragstellerinnen und der Antragsgegnerin zurückgewiesen.

INFORMATIONEN ZUR BERUFUNG
Gegen die vorliegende Entscheidung kann nur gemäß Regel 221 Berufung vor dem Beru-fungsgericht eingelegt werden.

INFORMATIONEN ZUR VOLLSTRECKUNG (ART. 82 EPGÜ, ART. ART. 37(2) EPGS, R. 118.8, 158.2, 354, 355.4 VERFO):
Eine beglaubigte Kopie der vollstreckbaren Entscheidung wird vom Hilfskanzler auf Antrag der vollstreckenden Partei ausgestellt, R. 69 RegR.

DETAILS DER ENTSCHEIDUNG
UPC-Nummer: UPC_CFI_640/2024
Antrag auf Kostenerstattung: ACT_59020/2024

München, den 10. Februar 2025


Machine Translation

Local Division Munich
UPC_CFI_640/2024

Decision
of the Court of First Instance of the Unified Patent Court on the costs of the first instance
delivered on 10 February 2025

Applicants in the costs determination proceedings
1. SSAB Swedish Steel GmbH, Hamborner Strasse 55, 40472 Düsseldorf
2. SSAB Europe Oy, Harvialantie 420, 13300 Hämeenlinna, Finland
- hereinafter referred to as ‘Applicants’ -
represented by: Christian Meyer (Maiwald GmbH)
Respondent in the costs determination proceedings
Tiroler Rohre GmbH, Innsbruckerstrasse 51, 6060 Hall, Austria
- hereinafter referred to as ‘Respondent’ -
represented by: Florian Robl (Torggler & Hofmann Patentanwälte GmbH & Co KG)


Facts
The subject matter of the present decision is an application for the determination of costs for the first instance.
The application for the determination of costs was preceded by an application for an order for interim measures.
As this was withdrawn after the oral hearing, the Local Division ordered on 24 October 2024 that the applicant in the proceedings for an order for interim measures (= respondent in the present proceedings for the determination of costs) should bear the costs of the proceedings, including the costs of filing the protective letter.

At the oral hearing on the application for interim measures on 6 May 2024, the applicants were represented, as in the written proceedings, by a solicitor, a patent attorney and a patent attorney.
The applicants seek reimbursement of the following costs:

Protective letter:
Lawyer Dr Meyer: 6.6 working hours at €375.00 = €2,475.00
Patent attorney Dr Weigel-Krusemarck: 4.0 working hours at €350.00 = €1,400.00
€3,875.00

Injunction proceedings:
Lawyer Dr Meyer: 103.1 working hours at €375.00 = €38,662.50
Patent attorney Dr Weigel-Krusemarck: 80.9 working hours at €350.00 = €28,315.00

0.5 working hours at €375.00 = €187.50
Patent attorney Ortlieb: 48.2 working hours at €400.00 = €19,280.00
€86,445.00
Travel expenses: €330.35
Translation costs: €635.41
Other costs: €283.00
€1,248.76
€91,568.76

The applicants have requested that
the costs incurred in the proceedings and for the filing of the protective letters be determined as follows:


The respondent requested that
the application for a determination of costs be dismissed as inadmissible and that the costs incurred by the respondent in the amount of €1,500.00 for this statement of defence be imposed on the applicants.

In the alternative, it has requested that the costs to be borne by the respondent be limited to a lump sum of €30,000.00.
The respondent is of the opinion that the requested reimbursement of costs is completely excessive.
In detail, it argues
- that, if the application for interim measures is withdrawn, the procedure for determining costs is not applicable; the requested decision on costs has already been issued;
- that the number of representatives of the applicants is too high in view of the low legal and technical complexity of the case; two representatives would have been sufficient;

- the number of hours allocated for the preparation of the protective letter (slightly more than 10 hours for 20 pages) and the number of hours allocated for the objection (68.8 hours for 34 pages) are disproportionate, especially since a large part of the arguments have already been set out in the protective letter;

- It was excessive to charge a total of more than 6 hours for ‘consultation with the clients’;

- It was excessive to charge several hours for reviewing product samples and tests and for a brief submission on jurisdiction.
- It was disproportionate to charge a total of 3.6 hours for the application for a technical judge (an application consisting of one sentence).
- It was excessive to charge 1.7 hours for a few emails to coordinate the hearing date.
- It was excessive to charge 7.6 hours for ‘other communication with the Local Division and client,’ especially since this item appeared again further down the list.
For further details of the facts and the dispute, reference is made to the written submissions exchanged between the parties, including the annexes, in particular the detailed statement of costs attached to the applicants' application for a determination of costs.


Reasons
On 24 October 2024, the Local Division ordered that the respondent should bear the costs of the proceedings, including the costs of filing the protective letter. In their written submission of 4 November 2024, and thus within the time limit, the applicants filed an application for a determination of costs. The application for a determination of costs is admissible.
Contrary to the respondent's view, the requested determination of costs is neither dispensable nor has it already been issued.
1. Cost framework

According to Art. 69(1) UPCA, the prevailing party shall, in principle, be reimbursed for its costs, insofar as they are reasonable and appropriate, up to the maximum amount specified in the Rules of Procedure. In the present case, in view of the value in dispute set at €1,200,000.00, the upper limit is €200,000.00; the respondent had originally considered a value in dispute of €6,000,000.00 to be reasonable. The applicants' request does not exceed this limit.

2. Statement of costs
The prevailing party (= applicant in the costs determination proceedings) is entitled to reclaim the reasonable and proportionate costs of representation (Rule 152.1 EPGVerfO). According to Rule 151 (d) EPGVerfO, the costs for which reimbursement is sought, in particular the costs of representation, must therefore be specified in the proceedings for the determination of costs.
This corresponds to the present application, which claims reimbursement of costs for the first instance in the amount of €91,568.76.

3. Specific breakdown of costs
Although the Rules of Procedure do not require a detailed breakdown of the costs claimed, specifying which costs were incurred at what time for which specific activity, the applicants have nevertheless

provided such a breakdown of the costs they consider to be reimbursable, with details of the activities and time spent.
This enabled both the court and the opposing party to specifically verify the costs claimed. The statement of the costs to be reimbursed, submitted in the written submission of 4 November 2024, is not objectionable in terms of its substantiation and level of detail.
4. No need to provide proof of costs

According to Rule 156.1 EPGVerfO, the rapporteur may request written evidence for all costs claimed in accordance with the rule. The request for written evidence is at the discretion of the rapporteur (‘may’). A decision in the cost assessment proceedings is therefore possible even without the submission of written evidence.

The rapporteur will request written proof in particular if the costs stated do not appear plausible and comprehensible. There is no general obligation to itemise and provide evidence of the costs for legal and patent attorneys or for translation services.

5. Specific objections of the respondent
Since the individual cost items have been specified in detail in the present case, there is no need for an abstract plausibility check with regard to personnel and time expenditure; rather, the cost items specifically objected to by the respondent must be examined for their appropriateness. This results in the following:
a. Insofar as the respondent objects to the number of representatives as being too high, referring to the low legal and technical complexity of the case and arguing that two representatives would have been sufficient, the following applies:

First of all, according to Article 48(3) UPCA, it must be assumed that a party may be represented by both lawyers and patent attorneys. Neither the UPCA nor the Rules of Procedure provide for any numerical restriction on the number of legal representatives; since, according to Article 69(1) UPCA, costs are only reimbursed insofar as they are reasonable and appropriate overall and do not exceed an upper limit set in the Rules of Procedure, a restriction on the number of lawyers and patent attorneys appointed to represent the parties is also not necessary.

With regard to the appropriate number of representatives for the two applicants in the present proceedings, the rapporteur is guided, on the one hand, by the representation of the respondent and, on the other hand, at least as a reference point, by the number of judges deemed necessary under the Rules of Procedure of the EPG to deal with the matter in question in an appropriate manner, both legally and technically. The court considers the complexity of the case to be average; among other things, several prior art references had to be examined.

The respondent itself was represented in the present proceedings by two European patent litigators. In view of the personnel resources deployed by the respondent itself, the view that the number of representatives of the applicants is too high due to the low legal and technical complexity of the case is not convincing; in particular, it must not be overlooked that a total of two applicants had to be represented.

Based on the composition of the court provided for in the EPG and standard legal practice, there is no objection to a team of one lawyer and two patent attorneys representing the two applicants; taking into account the fact that the application for an order for interim measures was directed against a total of two companies, for which separate legal representation would also have been permissible, the joint representation of all applicants by a team of one lawyer and two patent attorneys is not objectionable.

b. Insofar as the respondent considers that the number of hours spent on preparing the protective letter (slightly more than 10 hours for 20 pages) and the number of hours spent on the opposition (68.8 hours for 34 pages) are disproportionate, especially since a large part of the arguments were already set out in the protective letter, the following applies:

Firstly, it should be noted that the cost item of 68.8 hours in total includes not only the preparation of the opposition but also the drafting of affidavits to support the statement of facts in the opposition. In addition, the opposition is significantly more extensive than the protective letter. This can be explained primarily by the fact that, due to the application for a preliminary injunction already available at this stage of the proceedings, the preparation of an opposition can and must be much more thorough than the preparation of a protective letter, which cannot usually refer to specific opposing arguments; the examination, processing and handling of the opposing arguments naturally require significantly more time.

The total time required for preparing the opposition amounts to slightly more than 8 working days of 8 hours each; in view of the activities involved (study and processing of the application for an injunction, patent specification and state of the art; drafting of affidavits and opposition, in particular examination and statement of reasons for the legal position), this time expenditure is justified. The time frame granted by the court to the opposing party for preparing the opposition, which was deemed necessary and reasonable, must also be taken into account.

c. Insofar as the respondent considers it excessive to charge a total of more than 6 hours for the cost item ‘coordination with the clients’ (application for determination of costs, page 5/8 above), the following applies:

Communication with the clients already took place in connection with the examination of the application for an injunction (application for costs, page 4/8, last item). This is followed by the item objected to by the respondent. At this stage of the proceedings, the only purpose could have been to explain the further course of action and, as the following cost item shows, to ask the clients for assistance in finding the relevant state of the art. This does not require more than six hours. One hour for a solicitor and one hour for a patent attorney should have been sufficient in this respect. Consequently, 2.6 hours should be deducted for solicitor Dr Meyer and 1.6 hours for patent attorney Dr Weigel-Krusemarck.

d. Insofar as the respondent considers it excessive to charge several hours for the legal and patent attorneys involved for the examination of product samples and tests and a brief submission on jurisdiction, the following applies:
A total of 4.9 hours was claimed for the examination of product samples and the tests carried out. The time required by the patent attorneys involved, at 0.8 hours in each case, is not objectionable; the respondent has not provided any specific arguments to the contrary. It is not clear why the time required by the lawyer involved was estimated to be four times higher than that of the patent attorneys involved in this primarily technical examination; here too, 0.8 hours appears to be sufficient. Consequently, 2.5 hours are to be deducted.
The time required for drafting a request concerning missing information on previous proceedings (3.2 hours) is also excessive. This is a legally and factually simple task for which one hour is sufficient. Consequently, 2.2 hours are to be deducted.

e. Insofar as the respondent considers it disproportionate to allocate a total of 3.6 hours for the application for a technical judge (an application consisting of one sentence), the following applies:
The application for the appointment of a technical judge is an activity that does not justify 3.6 hours. This also applies in view of the fact that this measure must be discussed with the clients; it is a routine procedural measure which is briefly explained to the client but which certainly does not need to be discussed in detail with the client over several hours, especially since the court itself usually arranges for a technically qualified judge to be assigned.

The assistance of a patent attorney is not required for this; a solicitor should be able to do this in half an hour. A total of only 0.5 hours instead of 3.6 hours should be allocated here. Consequently, 2 hours (lawyer) and 1.1 hours (patent attorney) are to be deducted.
f. Insofar as the respondent considers it excessive to charge 1.7 hours for a few emails to coordinate the hearing date, the following applies:

Although, in the experience of the reporting judge, coordinating a hearing date with the court on the one hand and the client on the other, including the corresponding correspondence, cannot be accomplished in a few minutes, one hour (instead of 1.7 hours) should be sufficient for this.

g. Insofar as the respondent considers it excessive to charge 7.6 hours (application for assessment of costs, pages 5/8 below and 6/8 above) for ‘Other communication with the Local Division and client’, especially since this item appears again further down the list, the following applies:

It is not clear why and for what purpose a total of 7.6 hours of ‘communication with the Local Division and client’ should have been incurred between the coordination of the hearing date and the receipt of the opposing party's statement. This is a period during which the response of the opposing party (statement on the objection) had to be awaited and, in this respect, no action was taken on the part of the applicants. These items are to be deleted without replacement.

6. Abstract objections
In view of the fact that the respondent, in its statement on the application for a determination of costs, generally considers the costs to be excessive and, in the alternative, proposes a reduction to one third, a reduction in costs cannot be granted; in this respect, there are no specific verifiable objections to individual cost items. If the applicant lists the individual activities with corresponding time specifications in its application for a determination of costs, it is up to the respondent to object to these items in detail, as has been done in part here; blanket objections are not verifiable. Nor can it be concluded from the fact that individual cost items are not justified in whole or in part that this also applies to other cost items.

7. Neither the UPCA nor the EPGVerfO provide a legal basis for imposing on the applicants the costs of €1,500.00 incurred by the respondent in responding to the applicants' application for a decision on costs.
8. Reimbursable costs
Due to the justified objections raised by the respondent, the time required by lawyer Dr. Meyer is to be reduced by 15 hours, the time required by patent attorney Dr. Weigel-Krusemarck by 4.2 hours (at €350.00 per hour) and the time required by patent attorney Ortlieb by 1.1 hours. This results in the following:
Lawyer Dr. Meyer: 94.7 hours at €375.00 (€35,512.50)

Patent attorney Dr. Weigel-Krusemarck: 80.7 hours at €350 (€28,245.00)

0.5 hours at €375.00 (€187.50)
Patent attorney Ortlieb: 47.1 hours at €400.00 (€18,840.00)
Total: €82,785.00

+ Travel expenses and other costs: €84,033.76

For the reasons stated above, the rapporteur issues the following
decision
1. The applicant shall reimburse the respondents for the costs incurred in the first instance in the amount of €84,033.76 by 15 March 2025.

2. In all other respects, the requests of the applicants and the respondent are dismissed.

INFORMATION ON APPEALS
An appeal against this decision may only be lodged with the Court of Appeal in accordance with Rule 221.

INFORMATION ON ENFORCEMENT (ART. 82 UPCA, ART. ART. 37(2) EPGS, R. 118.8, 158.2, 354, 355.4 RoP):
A certified copy of the enforceable decision shall be issued by the Registrar at the request of the party seeking enforcement, R. 69 RegR.


DETAILS OF THE DECISION
UPC number: UPC_CFI_640/2024
Request for reimbursement of costs: ACT_59020/2024

Munich, 10 February 2025